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Gestión Documental

29 de Julio de 2022
Gestión Documental

La Subgerencia de Soporte Corporativo - Gestión Administrativa, a través de la Jefatura de Gestión Documental, realiza la administración, control e implementación de las políticas, planes, programas, procesos y procedimientos requeridos para que la Gestión Documental, el Archivo y la Correspondencia, se desarrollen de una manera técnica al interior de la Empresa, de conformidad con la normatividad vigente.

Programa de gestión documental

El programa de Gestión Documental es un instrumento archivístico que permite, desde el punto de vista administrativo y técnico, formular, ejecutar y documentar a corto, mediano y largo plazo, el desarrollo de los procesos de la gestión documental, encaminados a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida, desde su origen hasta su destino final, para facilitar su uso, conservación y preservación.

Plan Institucional de Archivos (PINAR)

El Plan institucional de Archivos (PINAR), es un instrumento archivístico que permite agrupar la planeación, seguimiento e implementación de aspectos relevantes de los procesos de gestión documental y administración de archivos en cumplimiento de las normas y directrices determinadas por el Archivo General de la Nación – AGN y demás normatividad, articulándose con los demás planes y proyectos estratégicos previstos por la Entidad, como lo establece el Manual para para la Formulación del Plan Institucional de Archivos del AGN.

Sistema Integrado de Conservación (SIC)

Conforme lo establece el Acuerdo AGN 006 del 15 de Octubre de 2014, un Sistema Integrado de Conservación es el conjunto de planes, programas, estrategias, procesos y procedimientos de conservación documental y preservación digital, bajo el concepto de archivo total, acorde con la política de gestión documental y demás sistemas organizacionales, tendiente a asegurar el adecuado mantenimiento de cualquier tipo de información, independiente del medio o tecnología con la cual se haya elaborado, conservando atributos tales como unidad, integridad autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad y accesibilidad, desde el momento de su producción y/o recepción, durante su gestión, hasta su disposición final, es decir, en cualquier etapa de su ciclo vital.

Tablas de Retención Documental

La Tabla de Retención Documental (TRD), es un instrumento archivístico que enlista las series y subseries documentales con sus correspondientes tipos de documentos a los cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

A continuación, se presentan las TRD para RTVC en su segunda versión, convalidadas por el Archivo General de la Nación, mediante comunicado No. 2-2021-12347del 22 de octubre de 2021.

Cuadro de Clasificación Documental (CDC)

Como lo define el Archivo General de la Nación, es un instrumento archivístico que se expresa en el listado de todas las series y susbseries documentales con su correspondiente codificación, conformado a lo largo de historia institucional del Archivo General de la Nación. Este instrumento permite la clasificación y descripción archivística en la conformación de las agrupaciones documentales.

Inventarios documentales

El Inventario Documental, es un instrumento archivístico mediante el cual se realiza la descripción de la información contenida en los archivos y fondos documentales, con el fin de garantizar de forma precisa la recuperación y el acceso a la información y su consulta.

 

Registro de Activos de Información

El Registro de Activos de Información es el inventario de la información pública que el sujeto obligado genere, obtenga, adquiera, transforme o controle en su calidad de tal, como lo establece el Decreto 1081 de 2015.

Índice de información clasificada y reservada 

El Índice de Información Clasificada y Reservada es el inventario de la información pública generada, obtenida, adquirida o controlada por el sujeto obligado, en calidad de tal, que ha sido calificada como clasificada o reservada, tal como lo establece el Decreto 1081 de 2015.

Acto administrativo que adopta los instrumentos de gestión de información pública:  Registro de Activos de la Información, Índice de Información Clasificada y Reservada, Esquema de Publicación de  Información y el Programa de Gestión Documental.
 
Resolución 0314 de 2020 "Por medio del cual se adoptan Instrumentos de Gestión Pública y se establecen lineamientos para la publicación de la información, de conformidad con la Ley Estatutaria 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones".

Inventarios de eliminación documental

A continuación, se presentan los siguientes documentos como requisito previo a la eliminación física de documentos en RTVC:

 

 

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