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El Modelo Estándar de Control Interno MECI 2014, define las Políticas de Operación como un elemento fundamental para el direccionamiento de las organizaciones, el cual facilita la ejecución de las operaciones internas a través de guías de acción y define los límites y parámetros necesarios para ejecutar los procesos y actividades, con la intención de mejorar el quehacer de la Administración Pública; las políticas de operación constituyen los marcos de acción necesarios para hacer eficiente la operación, igualmente, facilitan el control administrativo y reducen la cantidad de tiempo en la toma de decisiones sobre asuntos rutinarios. Son guías de acción de carácter operativo y de aplicación cotidiana que dan seguridad y confianza a los responsables de la ejecución de las actividades enmarcadas en el modelo de operación por procesos.
A partir de los principios recogidos y aceptados en estos documentos se propende por tener un marco de referencia que incentive la participación de todos los interesados en el desarrollo y actualización continua de las políticas.
De igual manera, atendiendo la estructura del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG, se apropia la denominación de las políticas establecidas en dicho modelo para cada una de las dimensiones, en cumplimiento del Decreto 1499 de 2017.
Políticas de carácter general o transversal
Los siguientes aspectos descritos, son lineamientos transversales a todos los procesos y contribuyen al buen funcionamiento de la Empresa:
- Todos los procesos realizan actividades de autoevaluación, de acuerdo con lo establecido en el Modelo Estándar de Control Interno.
- En RTVC son responsables por la organización, conservación, uso y manejo de los documentos, todos sus colaboradores tanto los servidores y empleados públicos como los contratistas, aplicando las normas adoptadas para tal fin por la empresa las cuales están basadas en lo establecido por el Archivo General de la Nación.
- Toda comunicación oficial (Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones de una entidad, independiente del medio utilizado), enviada o recibida debe ser registrada en el sistema Orfeo para oficializar su trámite, asignándoles un consecutivo único de radicado y cumplir con los términos de vencimiento establecidos por la ley.
- En todas las reuniones que se realicen en las dependencias se debe llevar registro de asistencia, participación y/o acta, de acuerdo con los formatos establecidos en el Sistema Integrado de Gestión.
- Todas las áreas deben estar en constante actualización de la normatividad legal que les aplique para el desarrollo de sus funciones.
- En todos los procesos de RTVC se da prioridad y estricto cumplimiento a los requerimientos de los órganos de control.
- Todo trámite, diligencia o proceso adelantado por RTVC, se realiza de conformidad con la normatividad vigente y las reglas establecidas en los diferentes manuales y procedimientos establecidos al interior de la Empresa.
- El monitoreo y revisión a los mapas de riesgos debe ser realizado por los responsables de los procesos, como parte del ejercicio de autocontrol; lo anterior, para identificar todas las situaciones o factores que pueden influir en la aplicación de las acciones preventivas.
- Todas las personas y los procesos deben considerar y aplicar la política de seguridad de la información de RTVC dentro de sus actividades y como parte de sus responsabilidades para el buen manejo de la información de empresa.